Jokainen tapahtuma on oppimisen väärtti. On itsestä kiinni, oppiiko jotain vai asettuuko kaiken yläpuolelle, kokee kaiken jo nähdyksi, arvioi Eubea-kokemuksiaan tapahtumatohtori Helena Vallo.
Hänen tärkein oppinsa Eubeasta oli se, mitä mukavuusalueelta poistuminen saa ryhmässä aikaan: hyvän yhteishengen.
Euroopan parhaita tapahtumia kolmipäiväisessä Eubea Festivalissa seurasi ennätyksellinen 14-henkinen Suomi-delegaatio. Isäntäkaupunkina toimi Pietari.
Tapahtuman järjestelyt, kuten tapahtumapaikkojen valinta, aikataulutus ja ruokatarjoilut, eivät täysin vakuuttaneet korkeatasoiseen toteutukseen ja tarjoiluihin tottuneita suomalaisia. Gruusialaisravintolan illallispöydässä suomalaisdelegaation välille syntynyt yhteishenki, loistelias palkintojenjakotilaisuus Leningrad Centerissä ja suomalaisten voitto Meeting Design -kategoriassa käänsivät kokemuksen vastoinkäymisistä huolimatta reilusti plussan puolelle.
Eubean viesti oli selkeä: on vanhanaikaista ajatella tapahtumat omaksi pikku osaksi muuta markkinointiviestintää. Tapahtumat tuovat tulosta, niiden on synnytettävä tunteita ja sitä kautta vaikuttavuutta.
– Siksi tapahtumat pitää sitoa bisnesprosesseihin, automaatioon, asiakashallintajärjestelmään osaksi suurta kokonaisuutta, Vallo täsmentää.
Pitchauksilla merkittävä rooli
Tuomarityöskentelyä ja kilpailutöiden pitchauksia seuratessa suomalaiset vertailivat omaa ja eurooppalaisten kollegoiden osaamista keskenään. Tapahtumatoimistojen väelle selvisi, miten kisaan kannattaa valmistautua.
Evento Awards -tuomari ja Eventexissä Dublinissa tuomaroiva Helena Vallo katseli työskentelyä erityisellä mielenkiinnolla.
Tapahtumatyö oli esitettävä kolmessa minuutissa tuomaristolle, minkä jälkeen tuomaristo prässäsi esiintyjiä toiset kolme minuuttia.
– Esiintyminen vaikutti selkeästi tuomareiden arviointiin. Siitä huolimatta esityksiin oli valmistauduttu huonosti, Vallo hämmästeli.
Woltti Groupin Jukka Mäkelä oli samaa mieltä.
– Kilpailutöiden esittelyyn kannattaa panostaa, jos mielii pärjätä kisassa. Kisatyöltä odotetaan myös tulosten hyvää dokumentointia ja taidokkaasti kiteytettyä esittelyvideota.
Vallo havaitsi, että tuomarit tahtoivat tietää vielä paikan päällä lisää tapahtuman tuloksista sekä mahdollisesti käytössä olleesta kansainvälisestä asiakastyytyväisyyttä mittaavasta Net Promoter Scoresta.
Korkeatasoinen kilpailu
Voitokkaalla työllään Eubeaan osallistuneiden Tapahtumantekijöiden Arttu Kallion ja Kati Sorjasen mielestä Eubean kilpailutöiden taso oli erittäin korkea.
– Valtaosa finaaliin päässeistä projekteista oli massiivisia ja näyttäviä. Töiden budjetit olivat arviolta 10–20 kertaa suurempia kuin Suomessa keskimäärin. Silti tuomaristo korosti valinnoissaan tapahtumien innovatiivisuutta ja tuloksellisuutta, eli pelkällä budjetti-ilottelulla ei pokaaleja jaettu.
Woltti Groupin Jukka Mäkelä arvioi, että suomalaisilla on mahdollisuus pärjätä kisassa. Hän muistuttaa, ettei parhaiden suomalaisten tapahtumien taso juurikaan jää jälkeen Eubeassa esillä olleista voittotöistä.
– Suomesta löytyy innovatiivisia ratkaisuja ja toteutuksia, joilla on vaikuttavuutta.
Realistina Mäkelä kuitenkin toteaa, että Suomen pieni markkina-alue vaikuttaa luonnollisesti tapahtumien budjetteihin ja sitä kautta myös niiden näyttävyyteen.
– Isoimpiin tapahtumasarjoihin ei Suomessa tehdyistä toteutuksista löydy todennäköisesti ehdokkaita lähiaikoina, mutta tapahtumatoimistojen kansainvälistyessä tilanne toivottavasti muuttuu.
Tapahtumatekniikan tulevaisuus
Bright Finlandin Juho Hiidenmaa osallistui Eubeaan selvittääkseen, mikä on tekniikan rooli tulevaisuuden tapahtumissa.
– Interaktiivisuus puhujien ja osallistujien välillä on vahvistuva trendi. Hiukan yllätyin, ettei 3D- ja virtuaalitekniikkaa hyödynnetä vielä samalla tasolla kuin esimerkiksi maailmanlaajuisissa tapahtumissa.
Hiidenmaa pohtii nyt, minkälaiselta tapahtumamaailma mahtaa näyttää muutaman vuoden kuluttua.
– Kuoleeko tapahtumatekniikka sellaisena kuin me sen nyt tunnemme? Jollain tavalla virtuaalisuus lisääntyy, kun hinnat putoavat alas, Hiidenmaa arvioi.
Hän kehottaa tutustumaan Eubean voittotöiden esittelyvideoihin.
– Videoista saa kuvan siitä, mikä on eurooppalainen taso.
Häntä kiinnostivat henkilökohtaisesti autoalan tapahtumatyöt. Erityisesti hän piti BMW:n 100-vuotisjuhlatapahtumasta.
– Töitä katsoessa vahvistuu olemassaolomme tarkoitus: meidän tehtävämme on tarjota yleisölle kokemuksia ja elämyksiä.
Suomalaiset kärkikastissa
Suomalaisdelegaatio jännitti Suomen mahdollista voittoa koko illan, sillä Meeting Design -sarjan palkinto oli viimeisten joukossa.
– Palkinnon noutaminen oli ainutlaatuinen kokemus ja ehdottomasti uramme huippuhetkiä, Kallio ja Sorjanen tunnelmoivat.
He arvostivat suomalaisilta saamaansa kannustusta kilpailutyön pitchauksessa ja palkintogaalassa.
Eubea-voiton merkitys on heidän mukaansa yrityksen myynnille ja markkinoinnille kiistatonta.
– Kilpailu on Euroopan suurin ja tärkein, ja voitto oli Suomelle ensimmäinen. Tositarina myy osaamistamme paremmin kuin yksikään esitys tai mainoskampanja.
